De offerte is verstuurd. En dan?
Een offerte maken is werk waar iemand tijd voor inplant. Er daarna achteraan gaan is werk dat gebeurt als het toevallig uitkomt.
De offerte gaat de deur uit. De klant zegt dat hij erover nadenkt. Dan wordt het druk.
Twee weken later valt het iemand in dat er nog iets moest gebeuren. Of het valt niemand in.
Bij de meeste bedrijven zit de opvolging in iemands hoofd, in een agenda-item, of in een Excel die wordt bijgewerkt als er tijd voor is. Dat gaat goed zolang het rustig is. Precies wanneer er veel offertes uitstaan, gaat het mis.
De doorgestreepte stappen zijn wat mensen nu met de hand doen. Dat is het deel dat eruit gaat.
Het vervelende is dat dit niets kost zolang niemand het meet. Een offerte die niet wordt nagebeld verdwijnt gewoon. Er komt geen klacht en er is geen foutmelding.
Wat wel te meten valt: de tijd die iemand kwijt is aan bijhouden wat er openstaat, de lijst doornemen en bedenken wie er aan de beurt is.
Reken het uit
Dat is 4,0 uur per week, oftewel € 7.360 per jaar.
Gerekend met € 40 per uur en 46 werkweken. Hoeveel hiervan daadwerkelijk weggaat hangt af van jullie proces — dat rekenen we uit in de quickscan. We slaan niets op van wat je hier invult.
Een automatisering die bijhoudt wat er openstaat en die op vaste momenten in actie komt.
Elke verstuurde offerte wordt vastgelegd, met datum, bedrag en contactpersoon
Na een afgesproken aantal dagen zonder reactie gaat er een herinnering naar de klant, of een taak naar jullie — dat bepalen jullie
Het aantal herinneringen heeft een maximum, zodat er niet eindeloos wordt doorgemaild
Wordt de offerte geaccepteerd of afgewezen, dan stopt de opvolging vanzelf
Je ziet in één overzicht wat er openstaat en hoe lang al
We koppelen aan wat jullie al gebruiken: het offertepakket, de boekhouding, een gedeeld overzicht, of een combinatie. Bestaat er geen koppeling, dan zeggen we dat voordat je iets betaalt.
Dit is één van de processen waar we vaak beginnen. Loopt het bij jullie ergens anders vast, dan kijken we daarnaar.